E-Rechnungen – Tipps und Infos für Tierarztpraxen
Informationen und Tipps zum Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen für Tierarztpraxen
Ab dem 1. Januar 2025 treten für Tierarztpraxen in Deutschland neue Verpflichtungen im Umgang mit elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) in Kraft. Mit diesem Beitrag erhalten Sie alle Inhaberinnen und Inhaber einer Tierarztpraxis alle wichtigen Informationen:
Definition E-Rechnung: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD erfüllen diese Anforderungen. Alle wichtigen Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung (eInvoicing) der EU erhalten Sie hier [hier klicken].
Pflichten bei E-Rechnungen für Tierarztpraxen – das gilt ab 1. Januar 2025:
Empfang von E-Rechnungen: Tierarztpraxen müssen sicherstellen, dass sie ab diesem Datum technisch in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies betrifft insbesondere Geschäftsbeziehungen mit anderen Unternehmen (B2B), also z.B. alle Lieferanten (wie Pharmafirmen, Labordienstleister, tec.) und alle Firmenkunden.
Beitrag und Tipps als PDF herunterladen [hier klicken]EXTRA-TIPP: Den Empfang von E-Rechnungen können Sie schnell und einfach mit dem kostenfreien Tool von WISO MeinBüro sicherstellen. Nach einer Registrierung mit E-Mail und Kennwort können empfangene Rechnungen per Drag and Drop eingefügt und ausgelesen werden. Wählen Sie dazu einfach die kostenfreie Version unter:
https://www.buhl.de/buero/preisuebersicht/
Versand von E-Rechnungen – für den VERSAND von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen:
Bis 31. Dezember 2026: Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen sind mit Zustimmung des Empfängers weiterhin zulässig.
Bis 31. Dezember 2027: Betriebe mit einem Umsatz bis 800.000 Euro im Vorjahr dürfen weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen versenden, sofern der Empfänger zustimmt.
Ab 1. Januar 2028: Die E-Rechnungspflicht gilt uneingeschränkt für alle Praxen sowohl beim Empfang als auch beim Versand.
Ausnahmen:
Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen bis 250 Euro dürfen weiterhin in Papierform oder als PDF ausgestellt werden.
Leistungen an Privatpersonen (B2C): Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft primär den B2B-Bereich. Rechnungen an Privatpersonen können weiterhin in herkömmlicher Form erfolgen.
Tipps & Empfehlungen zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht für Tierarztpraxen
- Technische Vorbereitung: Überprüfen Sie Ihre Praxissoftware und Buchhaltungssysteme auf die Fähigkeit, E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format zu empfangen und zu verarbeiten. Gegebenenfalls sind in Ihren Systemen Updates oder ergänzende Lösungen erforderlich.
- Schulung des Personals: Stellen Sie sicher, dass Ihr Team im Umgang mit E-Rechnungen geschult ist, die wichtigsten Informationen erhält und die neuen Prozesse versteht.
- Kommunikation mit Geschäftspartnern: Informieren Sie Ihre Lieferanten und Geschäftspartner über Ihre Vorgehensweise zum Empfang von E-Rechnungen und klären Sie die bevorzugten Formate, Ihre Mailadresse und Übermittlungswege.
- Datenschutz und Sicherheit: Achten Sie auf die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien und implementieren Sie Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz elektronischer Daten.
- Beratung einholen: Konsultieren Sie Ihren Steuerberater oder IT-Dienstleister, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind und um Unterstützung bei der Implementierung zu erhalten, z.B. bei der Einrichtung einer dezidierten Mailadresse für den Rechnungsempfang (z.B. rechnung@tierarztpraxis-mustermann.de).
FAZIT: Durch frühzeitige Vorbereitung und Anpassung Ihrer Praxis an die neuen Anforderungen können Sie einen reibungslosen Übergang zur verpflichtenden Nutzung von E-Rechnungen gewährleisten. Wenn Sie bisher noch nicht gehandelt haben, nutzen Sie einfach unseren Extra-Tipp von Seite 1 und sichern Sie die Möglichkeit E-Rechnungen empfangen zu können. Für den Versand gelten ohnehin die angegebenen Übergangsfristen.
Die Pflicht zum Empfang und Versand von elektronischen Rechnungen reiht sich in die wachsende Liste administrativer Anforderungen an eine Tierarztpraxis ein. Diese administrativen Aufgaben beanspruchen zunehmend die ohnehin knappe Zeit von Praxisinhaberinnen und -inhabern und/oder erhöhen die Personalkosten. Daher ist es umso wichtiger, konsequent alle erbrachten Leistungen abzurechnen und frühzeitig den GOT-Faktor der Praxis anzupassen. Unterstützen Sie dies durch ein professionelles Marketing Ihrer Praxis!
Kontaktieren Sie RUHMservice gerne, um dazu konkrete Tipps – inkl. Umsetzungsbegleitung – zu erhalten oder besuchen Sie den RUHMservice-Shop für das Management & Marketing Ihrer Tierarztpraxis.
Herzliche Grüße und eine besonders erfolgreiche Zeit in 2025
Ihr Raphael M. Witte
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